1. ProgramvareVirksomhetsprogramvareQuickbooks Regnskapsaktiviteter i QuickBooks Online Accountant

Av Elaine Marmel

Regnskapsførere trenger ofte å klassifisere transaksjoner, undersøke ugyldige og slettede transaksjoner, avskrive fakturaer og utføre andre aktiviteter. QuickBooks Online Accountant (QBOA) inneholder verktøy som gjør det enkelt å utføre disse aktivitetene.

For å se og bruke verktøyene QBOA gjør tilgjengelig for regnskapsførere, åpner du hvilket som helst klient-QBO-selskap. Deretter, på QBOA-verktøylinjen, klikker du på Accountant Tools-knappen (den som ser ut som en koffert). QBOA viser menyen Accountant Tools, vist her.

QBOA-regnskapsverktøy

Siden Prep for Taxes i QBOA

Du bruker verktøyet Prep for Taxes for å justere og gjennomgå kontoer før du forbereder kundens skatter. Siden Prep for Taxes erstatter siden med prøvebalanse. Siden er godt designet for å hjelpe deg med å finne kontoer som trenger justeringer ved utgangen av året og enkelt gjøre dem ved å oppgi en kobling til Journal Entry-transaksjonen.

Siden du ser, presenterer en begynnelsesbalanse som den som vises her.

QBO Gjennomgang og Juster-fanen
  • Verdiene i kolonnen Ujustert balanse er låst på siden for å beskytte integriteten til dataene. Hvis du klikker på karatene ved siden av de forskjellige overskriftene (det vil si omløpsmidler, bankkontoer og så videre), vil du finne at du kan klikke på koblingen Foreta justering i kolonnen Handlinger ved siden av en passende konto for å lage justerende journalposter for den kontoen. Når du klikker på lenken, åpner QBOA et journalvindu, der du kan registrere justeringsoppføringen - og QBOA velger automatisk Er Justere journalpost? avkrysningsrute. Når du har lagret oppføringen, redisponerer QBOA siden Prep for Taxes-siden og indikerer at du har gjort en endring (se følgende figur). Hvis du godtar endringen, oppdaterer QBOA siden Prep for Taxes-siden for å inkludere justeringen. i tillegg endrer QBOA kolonnen Justert balanse for å gjenspeile justeringen.
  • Du kan klikke på en hvilken som helst dollarverdi som vises som en lenke for å se en rapport over alle transaksjoner som utgjør den saldoen. Fra rapporten kan du gå til en bestemt transaksjon og om nødvendig endre den. Etter at du har lagret transaksjonen og vist på nytt rapporten, kan du klikke på koblingen Tilbake til forberedelse for avgifter øverst på rapportsiden for å vise om forhåndsvisning for avgifter. Nok en gang indikerer QBOA at du har gjort en endring, og etter at du godtar endringen, oppdaterer du Prep for Tax-siden for å inkludere endringen. Du kan bruke pil ned i Handling-kolonnen for å legge til notater og legge ved dokumenter på en bestemt linje. Dette hjelper deg å huske hvorfor du foretok en spesiell justering.

Hvis du bruker ProConnect Tax Online, Intuus skybaserte skatteforberedende programvare, for å utarbeide en klients selvangivelse, vil du forsikre deg om at kundens kontoer blir ordentlig kartlagt til linjer på skatteskjemaer. Funksjonen Prep for Taxes kartlegger automatisk de fleste kontosaldoer til linjer på skatteskjemaer du arkiverer for selskaper som bruker IRS-skjema 1120 (for selskaper) eller 1120-tall, partnerskap som bruker IRS-skjema 1065, ideelle organisasjoner som bruker IRS-skjema 990, og enkeltpersonforetak som bruker IRS-skjema 1040. For andre forretningsorganisasjonstyper kan du tilordne kontoer manuelt til skatteskjema-linjer. Du kan også manuelt tilordne linjer på skatteskjemaer for kontoer verktøyet ikke gjenkjenner, og du kan endre skattefeltoppgaver etter behov. Merk at knappen Vis selvangivelse vises utilgjengelig hvis du ennå ikke har valgt et skatteskjema for QBO-klientselskapet.

Klikk på kategorien Skattekartlegging på siden Prep for Taxes for å se siden du bruker til å kartlegge fjorårets QBO-bedriftsinformasjon direkte i skatteskjemaer.

QBO skattekartlegging

Hvis du ennå ikke har valgt et skatteskjema for QBO-selskapet, vil du bli bedt om å velge et første gang du velger Skattekart-fanen. Du kan også klikke på Rediger-knappen (blyanten) ved siden av det valgte skjemaet nederst til venstre på siden Prep for Taxes og velge et skatteskjema.

Hvis du vil tilordne en konto til en skatteskjema-linje eller redigere linjen som en konto er tilordnet, klikker du på Tildel skattelinje-koblingen. QBOA viser panelet Tilordne avgiftslinje på høyre side av skjermen, som inneholder en listeboks som du velger riktig avgiftsskjemalinje fra, og deretter klikker du Lagre.

Når du er ferdig med å se på Prep for Taxes-siden og foreta justeringer av oppføringer, kan du klikke på knappen Select Tax Option øverst til høyre på siden og deretter klikke Create New Return eller Update Existing Return (etter behov) for å overføre informasjonen til ProConnect Tax Online og generer en selvangivelse. Du betaler ikke noe for å bruke Prep for Taxes-funksjonen; du betaler bare når du skriver ut eller e-arkiverer en retur fra ProConnect Tax Online.

Hvis du ikke bruker ProConnect Tax Online, eller du ikke er skatteforberedende, har du muligheten til å eksportere justeringene til en komma-separerte verdier (CSV) -fil (lesbar av Excel), slik at du kan importere dem til et eget program . Velg alternativet Eksporter CSV-fil på knappen Velg selvangivelse.

Omklassifisere transaksjoner i QBOA

Når du velger Omklassifiser transaksjoner fra Kontoverktøy-menyen, vises siden Omklassifiser transaksjoner (se følgende figur). Du kan bruke denne siden til å klassifisere transaksjoner uten å bekymre deg for selskapets stengedato.

QBO omklassifisering av transaksjoner

Du bruker informasjonen i Kontoer-delen på venstre side av siden og Transaksjoner-delen på høyre side av siden for å filtrere etter datoperiode og kontotype (Resultat og tap eller balanse) du vil vurdere. Du velger deretter en konto på venstre side av siden, og QBOA viser transaksjoner som oppfyller kriteriene på høyre side av siden. Du kan klassifisere transaksjoner som viser en grønn sirkel, enkeltvis eller som en gruppe.

Følg disse trinnene for å klassifisere transaksjoner:

 1. Angi datoperioden du vil vurdere sammen med regnskapsgrunnlaget på venstre side av siden.

 2. I listen Vis-liste velger du kontotypen du vil vurdere - Resultat- og tapskontoer eller balansekontoer.

 3. Klikk på en konto i listen under Vis-listen for å undersøke transaksjonene til kontoen.

Transaksjonene i kontoen vises på høyre side av siden.

 4. Over listen over transaksjoner på høyre side av siden, sett filtre for å vise hvilke typer transaksjoner du kan vurdere å klassifisere.

Du kan gjøre endringer i transaksjoner som viser grønne sirkler. Du kan også klikke på en transaksjon for å åpne den i transaksjonsvinduet og deretter gjøre endringer i den.

 5. Hvis du vil endre flere transaksjoner samtidig, velger du dem ved å klikke i avmerkingsboksen ved siden av dem.

 6. Marker avkrysningsruten For Velg transaksjoner, endring under listen over transaksjoner.

 7. Angi en annen konto fra listen Konto.

Hvis klassesporing er slått på, ser du også et felt for å endre den tildelte klassen, på samme måte som du kan endre en konto.

 8. Klikk på Reklassifiser-knappen.

Undersøkelse av annullerte og slettede transaksjoner

Du kan klikke overførte / slettede transaksjoner på regnskapsverktøy-menyen for å vise revisjonsloggen. Standardvisningen av revisjonsloggen (se følgende figur) viser informasjon om de transaksjonene som er ugyldig eller slettet. Men du kan klikke på Filter-knappen for å angi en rekke forskjellige filtre for å se andre typer transaksjoner og hendelser.

QBO Tilsynslogg

Avskriving av fakturaer

Velge avskrivningsfakturaer fra menyen Regnskapsverktøy viser siden Avskriv fakturaer, som lar deg se fakturaer du kanskje vil avskrive, og deretter avskrive dem til en konto du ønsker. Øverst på siden setter du filtre for å vise fakturaene du vil se gjennom. Velg alderen på fakturaene for å se disse

  • Mer enn 180 dager Mer enn 120 dager I inneværende regnskapsperiode I et tilpasset datointervall du angir

Du kan også sette en saldobegrensning.

Som vist i figuren nedenfor viser QBOA dato, alder, fakturanummer, kundenavn, opprinnelig fakturabeløp og beløpet som fortsatt er forfalt på fakturaen. For å avskrive fakturaer, merk av i ruten ved siden av dem. Deretter, nederst på siden, velger du kontoen du vil bruke til å avskrive fakturaene, og klikker på knappen Forhåndsvisning og avskrivning.

Skrive av-funksjonen gjør ikke justering av oppføringer i gjeldende periode; i stedet gjør det justeringer i perioden hvor transaksjonen opprinnelig ble opprettet - og kan påvirke lukkede perioder negativt. For å avskrive et element i en lukket periode, se denne online artikkelen.

Avskrivning av fakturaer i QBO

QBOA viser dialogboksen Bekreft avskrivning vist i følgende figur. Hvis informasjonen i dialogboksen er riktig, klikker du på Skriv av. Ellers klikker du på Avbryt.

QBO valgte fakturaer

Lukker bøkene

Du bruker kommandoen Lukk bøker på menyen Regnskapsverktøy for å vise Avansert-siden i dialogboksen Konto og innstillinger for QBO-firmaet, vist i figuren nedenfor. Du kan klikke hvor som helst i delen Regnskap for å redigere feltene i den delen, som inkluderer stengedato for bøkene.

QuickBooks avsluttende dato

Du kan angi en stengingsdato og deretter tillate endringer før stengedato etter at QBO gir en advarsel, eller du kan kreve et passord for å oppgi endringer før stengedato. Klikk på Ferdig for å lagre endringene.

Gjennomgang av rapporter i QBOA

QBOA inneholder noen rapporter av særlig interesse for regnskapsførere. Hvis du åpner et klient-QBO-selskap og deretter, fra regnskapsførerverktøy-menyen, klikker du på regnskapsførerrapporter, vises Rapporter-siden. Rapporter som er merket som favoritter vises først, og hvis du blar nedover, finner du alle rapportene organisert i forskjellige grupper. Rapportene i gruppen For min regnskapsfører (de fleste vises i figuren nedenfor) kan være av spesiell interesse for deg fordi den inneholder rapporter som rapporten Justert prøvebalanse, Justere journaloppføringer og mer. Når du sjekker ut disse rapportene, må du rulle nedover på siden. For å få noen av disse rapportene til å vises øverst på rapportsiden (slik at du ikke trenger å rulle nedover), klikker du på stjernen ved siden av rapporten for å merke den som en favoritt.

Hvis du velger Management Reports fra Accountant Tools-menyen (eller hvis du klikker kategorien Management Reports som vises på Rapporter-siden som vises), viser QBOA to tilpassede rapporter i administrasjonsstil: Basic Company Financials og Expanded Company Financials. Begge rapporter viser en samling rapporter, komplett med en elegant forside og en innholdsfortegnelse. Klikk på koblingen Vis i handlingskolonnen for en rapport for å se dem på skjermen, eller last dem ned til datamaskinen som PDF-filer.

Rapporten om utvidet selskapsøkonomi inneholder rapporter om kontantstrøm, balanse, kontantstrøm og rapporteringsalder om aldring og luftfartsalder. Basic Company Financials-rapporten inneholder alle rapporter unntatt Aging Detail-rapportene. Hvis du klikker på pil ned i Handling-kolonnen og deretter klikker Rediger, kan du redigere en av rapportpakkene for å legge til eller slette rapporter og endre utseendet på sider i rapporten, inkludert å bestemme om sider som innholdsfortegnelsen vises i rapporten. . Ved hjelp av samme pil ned i handlings-kolonnen, kan du sende disse rapportene via e-post, eksportere informasjonen til PDF-filer eller DOCX-filer og lage kopier av dem slik at du kan lage et eget sett med styringsrapporter.

Det er en god idé å kopiere en av disse rapportene før du endrer. på den måten holder du den opprinnelige rapporten intakt, men lager din egen versjon av den også.

Hvis du velger Mine tilpassede rapporter fra Kontoverktøy-menyen eller fanen Tilpassede rapporter på siden Rapporter, vises rapporter du har tilpasset og lagret. Og du kan klikke på Rapportverktøy på regnskapsverktøy-menyen for å angi standardrapportdatoer og regnskapsgrunnlag. Du kan også se status for kontoavstemming for kontanter og kredittkortkontoer og se og angi informasjon om selskapets sluttdato.

Vær oppmerksom på at endringer du gjør med Rapportverktøy tilbakestiller alle standardrapportdatoer og regnskapsgrunnlag, selv om du kjører rapporten fra rapportskjermbildet. Så hvis rapporten kommer opp med et uventet sett med datoer eller regnskapsgrunnlag, må du sjekke verdiene som er satt under Rapportverktøy.

I regnskapsverktøy-menyen finner du kommandoen Rapporter verktøy. Når du velger denne kommandoen, viser QBOA siden Rapport og standardverdier for verktøy, som lar deg angi standarddatoer du vil bruke for rapporter og verktøy i klientens QBO-selskap. Disse standarddatoene gjelder ikke for lønnsrapporter, fordi lønnsliste er et eget produkt, og de gjelder heller ikke for raske rapporter, som du kjører fra kontoplanen. hurtigrapporteringsperioden er automatisk automatisk siden siden 90 dager.

Siden Rapport og verktøyverdier viser også om bøkene er lukket og gir en knapp for å lukke bøkene, og siden viser avstemmingsstatus for bank- og kredittkortkontoer.

En kort titt på andre regnskapsverktøy i QBOA

Accountant Tools-menyen inneholder noen få andre verktøy som gjør en regnskapsførers liv enklere, for eksempel forsoningssiden; fra denne siden kan du velge å forene en konto du velger, eller du kan se gjennom eksisterende avstemmingsrapporter.

Fra bokføringsverktøy-menyen kan du også velge Journaloppføringer for å vise vinduet Journalposter, eller Kontoplan for å vise vinduet Kontoplan. Du kan også bruke kommandoen Nytt vindu til å raskt åpne et nytt vindu i QBOA.

Til slutt, fra Accountant Tools-menyen, kan du velge ProConnect Tax Online, som åpner et nytt nettleservindu og tar deg til Tax Hub for ProConnect Tax Online, hvor du kan se status for kundenes selvangivelse. ProConnect Tax Online kobles til QBOA-kontoen din, men er faktisk et eget produkt med egne menyer i navigasjonslinjen.