1. ProgramvareVirksomhetsprogramvareQuickbooks Slik legger du til varer i QuickBooks 2019-varelisten

Av Stephen L. Nelson

Du kan legge til en mengde typer elementer i QuickBooks-varelisten. Varelisten lagrer beskrivelser av alt du stikker i en faktura eller innkjøpsordre.

Når du tenker på dette et øyeblikk, skjønner du at du har forskjellige typer varer. Hvis du for eksempel er forhandler, kan beholdningen du selger vises på en faktura. Hvis du gir rabatter til forskjellige slags kunder, kan rabatter vises på en faktura som en ordrelinje. Hvis du er i en tilstand som beskatter salg, vises moms som en ordrelinje på en faktura.

Du beskriver forskjellige ting på forskjellige måter. Du beskriver en varebeholdning som kan vises på en faktura på en annen måte enn måten du beskriver en omsetningsavgift du må betale.

Følg disse trinnene for å legge til et element i varelisten din:

qb-new-post

Slik legger du til et tjenesteelement i QuickBooks-varelisten

Du bruker tjenester for å kjøpe eller fakturere for varer som representerer tjenesten. Hvis du er en CPA, forbereder du sannsynligvis selvangivelse for enkeltpersoner og bedrifter. Når du fakturerer en klient for å utarbeide selvangivelsen, er ordrelinjen som vises på fakturaen for selvangivelsesforberedelse, en tjenesteelement.

I virksomheten din har du sannsynligvis også serviceartikler. En helsepersonell, for eksempel en tannlege eller lege, gir behandling eller utfører prosedyrer. Tannleger kan fylle hulrom. Leger kan utføre fysiske legemidler eller gi vaksinasjoner. Disse aktivitetene representerer tjenester.

Selv detaljister og entreprenører - virksomheter som du vanligvis tenker på å selge materielle fysiske varer - selger ofte tjenester. En forhandler kan gavepakk et kjøp, som er en tjeneste. En entreprenør kan tilby tjenester som maling og opprydding.

Hvis du vil legge til et tjenesteelement, viser du vinduet New Item og velger Service fra rullegardinlisten Type. I boksen Varenavn / nummer, gi tjenesten en kort kode eller navn. Hvis tjenesten er et underemne, merker du av for avkrysningsruten og identifiserer overordnede elementer.

Merk av for denne tjenesten brukes i samlinger eller utføres av en underleverandør eller partner hvis tjenesten leveres av (som vinduet antyder) en underleverandør, eier eller partner. Du angir hvilke tjenester som utføres av underleverandører, eiere og samarbeidspartnere fordi disse partene er underlagt forskjellige skatteregnskapsregler.

Deretter bruker du Beskrivelse-boksen for å beskrive tjenesten. Beskrivelsen din vises i fakturaer og innkjøpsordrer, så du vil være gjennomtenkt her. Bruk ruten for å beskrive pris eller pris per tjenesteenhet. Bruk rullegardinlisten Skattekode for å indikere om tjenesten er skattepliktig. Til slutt bruker du rullegardinlisten Konto for å identifisere hvilken inntektskonto som skal krediteres når varen selges til en kunde, klient eller pasient.

Slik legger du til en inventardel i QuickBooks-varelisten

Varebeholdningsdeler er varene i fakturaer og innkjøpsordrer som representerer fysiske varer du kjøper, holder og selger. Hvis du er en forhandler, representerer alt det som sitter ute i hyllene i butikken din. Hvis du er en produsent, representerer råvarene du kjøper og deretter bruker til å sette sammen produktene dine, varelager.

Hvis du vil sette opp en inventardel, viser du vinduet New Item og velger Inventory Part fra rullegardinlisten Type. QuickBooks viser versjon av lagerbeholdningen av vinduet New Item.

qb-beholdning-del

Bruk boksen Varenavn / nummer for å gi en beskrivende, men kort kode eller navn for varen. Hvis elementet er et undertittel av et annet overordnet element, merker du av for Subitem Of og identifiserer deretter overordnede elementet ved å bruke tekstboksen Subitem Of.

I boksene med innkjøpsinformasjon og salgsinformasjon kan du bestemme informasjonen som vises i innkjøpsordrer og fakturaer. I boksen Beskrivelse på kjøpstransaksjoner i området Innkjøpsinformasjon kan du for eksempel oppgi teksten som QuickBooks viser i innkjøpsordrer. Du kan også gjette til kjøpskostnaden ved å bruke tekstboksen Kostnad. Spesifiser kostnadene for solgte varer (COGS) -konto som skal debiteres når denne varen selges ved å velge den fra rullegardinlisten COGS-konto, og identifiser den foretrukne leverandøren for kjøp av denne varen ved å velge leverandøren fra rullegardinmenyen Foretrukket leverandør -liste.

Salgsinformasjon-boksene inneholder informasjonen som QuickBooks trenger for å inkludere varen korrekt på en faktura. Boksen Beskrivelse på salgstransaksjoner gir et mellomrom du kan bruke til å oppgi beskrivelsen som QuickBooks skal bruke for denne varen på fakturaen. I salgspriseboksen kan du oppgi pris for varen. Hvis du er underlagt omsetningsavgift, ser du (og bør bruke!) Rullegardinlisten Skattekode for å spesifisere om varen er skattepliktig eller ikke skattepliktig for omsetningsavgiftsformål. Til slutt lar du rullegardinlisten for inntektskontoer deg spesifisere hvilken inntektskonto som skal krediteres når denne varen selges.

Hvis du er forvirret over å se tre nedtrekkslister for konto i varelageret for varelager av vinduet New Item, må du huske at når du selger en vare, sporer du inntektene ved å kreditere en inntektskonto og kostnadene for varer solgt av debiterer COGS-kontoen.

Bruk boksene for inventarinformasjon for å beskrive hvordan QuickBooks skal håndtere lagersporing for varen. Bruk rullegardinlisten Asset Account, for eksempel for å spesifisere hvilken konto QuickBooks skal bruke for å spore dollarinvesteringen i dette elementet. Vanligvis bruker du Inventory Asset-kontoen, men du kan tenke deg å bruke en annen aktivakonto. Bruk rutene for ombestillingspunkt for å identifisere lagerbeholdningsnivået der du vil at QuickBooks skal varsle deg om å ordne varen på nytt. Hvis du har lagerbeholdning for denne varen, angir du mengden du har for hånden og verdien du har for hånden i boksene På hånden og totalverdien. Du angir også datoen for hvilken mengde- og verdiinformasjonen din er korrekt ved å bruke boksen som.

Du burde egentlig ikke legge inn beholdningsbalanser for en varelager når du setter den opp i varelisten. Du bør legge inn eller endre lagermengder og verdier når du kjøper varelageret (registrert i vinduet Opprett innkjøpsordrer eller vinduet Skriv sjekker) og når du selger varelageret (vanligvis registrert i vinduet Opprette fakturaer eller Salgsmottak). Hvis du oppgir et annet antall enn null eller en totalverdi annet enn null i vinduet Ny vare, må du også registrere en journaloppføring for å registrere den andre halvparten av transaksjonen. Hvis denne "andre halvparten" virksomheten høres komplisert ut, bare stol på meg: Du bør ikke oppgi mengde- eller verdiinformasjon i dette vinduet. Hvis du forstår denne "andre halvparten" virksomheten som jeg viser til, bør du vite bedre enn å oppgi mengde- eller verdiinformasjon i vinduet New Item!

Du kan klikke på Staveknappen for å kontrollere stavingen av ord og uttrykk som du har skrevet inn i vinduet Nytt element. Du kan også klikke på Neste-knappen for å lagre informasjonen du har lagt inn for et element, og vise nytt elementvindu på nytt, slik at du kan legge til et annet element.

Slik legger du til en ikke-inventarisk del av QuickBooks-varelisten

Hvis du vil legge til en ikke-inventarisk del - som er en håndgripelig vare som du selger, men som du ikke sporer inventar for, viser du vinduet New Item og velger Ikke-inventar del fra rullegardinlisten Type. Når QuickBooks viser ikke-varelager-versjonen av vinduet New Item, må du gi den ikke-inventariske delen et navn eller en kode ved å bruke boksen Varenavn / nummer. Hvis det nye elementet er et underemne, merker du av for avkjøring av underemne og identifiserer deretter overordnede elementer ved å bruke tekstboksen Undertittel. Bruk Beskrivelse-boksen for å gi beskrivelsen som skal gå i fakturaer som fakturerer for denne ikke-inventariske delen. Det er klart at du oppgir prisen i prisboksen. Bruk rullegardinlisten Skattekode for å identifisere om varen er underlagt omsetningsavgift. Til slutt bruker du rullegardinlisten Konto for å identifisere inntektskontoen som skal krediteres for salg av denne ikke-inventariske delen.

qb-noninventory-delen

Merk av i avmerkingsboksen merket Dette elementet brukes i samlinger eller kjøpes for en bestemt kunde: Jobb. Hvis du merker av for avkrysningsruten, viser QuickBooks en litt annen versjon av delen Ikke-inventarvinduet. Denne versjonen av vinduet inkluderer områder om innkjøpsinformasjon og salgsinformasjon som fungerer på samme måte som områdene med innkjøpsinformasjon og salgsinformasjon levert av den vanlige varelagerutgaven av vinduet Ny vare.

qb-uvanlig-noninventory-del

Slik legger du til et element med annen kostnad i QuickBooks-varelisten

En annen kostnadsladning er en vare du bruker til å kjøpe eller fakturere for ting som diverse arbeidskraft eller tjenester; materialer du ikke sporer som inventar; og spesielle avgifter, for eksempel for levering eller oppsett eller hastejobber.

Hvis du vil sette opp et element med andre kostnader, viser du vinduet New Item og velger Other Charge fra rullegardinlisten Type. Når du gjør det, viser QuickBooks versjonen av andre kostnader i vinduet New Item. For å fullføre konfigureringen av det andre ladeposten, gi ladingen et navn eller kode eller forkortelse ved å bruke boksen Varenavn / nummer. Hvis det andre belastningsobjektet er et underemne, merker du av for avkjøring av underemne og identifiserer deretter overordnede elementer ved å bruke tekstboksen Undertittel. Det er klart at du bruker boksen Beskrivelse for å gi en beskrivelse av belastningen. (Husk at denne beskrivelsen vises på fakturaene dine.) Bruk ruten Beløp eller% for å identifisere hvordan belastningen blir beregnet eller fakturert. Bruk rullegardinmenyen Skattekode for å identifisere belastningen som pålagt mva - eller ikke pålagt mva. Bruk rullegardinlisten Konto for å identifisere inntektskontoen som skal krediteres når du fakturerer denne andre kostnaden.

qb-andre-charge

Hvis du merker av i avkrysningsruten med tittelen Denne varen brukes i samlinger eller er et refunderbart gebyr, legger QuickBooks til et nytt sett med bokser i vinduet Nytt element. Ett sett med bokser, merket innkjøpsinformasjon, inneholder informasjon som går i innkjøpsordrer eller brukes til å registrere innkjøp og innkjøpsordrer. Det andre settet med bokser, merket salgsinformasjon, går i fakturaer og salgskvitteringer for å registrere faktisk salg eller fakturering for den andre kostnaden.

Hvis du vil legge inn en annen avgift som skal beregnes som en prosentandel, må du oppgi% -symbolet i boksen Beløp eller%. Hvis du vil inkludere en annen kostnadseffekt i fakturaer som tilsvarer 25 prosent av den forrige varen i fakturaen, angir du for eksempel 25% i boksen Beløp eller%.

Slik legger du til et subtotallelement i QuickBooks-varelisten

Hvis innkjøpsordren, salgskvitteringen eller fakturaen inkluderer en subtotal ordrelinje, oppretter du en subtotal vare i varelisten. For å gjøre dette, vis vinduet New Item og velg Subtotal fra rullegardinlisten. Gi deretter subtotalen et navn eller forkortelse, og bruk Beskrivelse-boksen for å beskrive subtotalen. Til slutt, sjekk kolonnen eller kolonnene du vil at QuickBooks skal subtotale. (Vanligvis vil du at bare mengdekolonnen skal summeres, men du kan også ha antall, pris og kostnadskolonner totalt.) Figuren viser den subtotale versjonen av vinduet New Item.

qb-delsum-new-post

Hvis du bruker andre belastningsposter som er beregnet som en prosentandel eller rabattelementer som er beregnet som en prosentandel, trenger du nesten helt sikkert et subtotal element. En annen kostnad som beregnes som en prosentandel, vil typisk bli beregnet som en prosentandel av et subtotalt element. Tilsvarende beregnes en rabattelement som er beregnet som en prosentandel som en prosentandel av et subtotalt element.

Slik legger du til et gruppeelement i QuickBooks-varelisten

Med en gruppeelement kan du lettere fakturere kunder når han eller hun kjøper en enkelt vare, men fra perspektivet ditt, selger du flere varer. Denne definisjonen høres nysgjerrig ut med det første, men la meg gi deg et raskt eksempel. Anta at du er en blomsterhandler som driver med blomstrende virksomhet på Valentinsdagen. De mest solgte varene kan være røde roser og pene krystallvaser. Men du selger sannsynligvis ikke individuelle roser og individuelle vaser. Du selger faktisk et dusin roser med en enkelt vase. Selv om du ønsker å spore kjøp av dusinvis av røde roser og individuelle krystallvaser i innkjøpsordrene dine individuelt, vil du på fakturaene dine til kundene fakturere for "et dusin røde roser i en krystallvase."

Hvis dette eksemplet ikke gir mening, kan du tenke deg et mer komplekst blomsteropplegg som inkluderer et dusin røde roser, en krystallvase, babyens pust, blomsterbeskyttelsesmiddel, innpakning av tissuepapir, bånd, en boks og så videre. I dette tilfellet, vil du virkelig ha en faktura som viser kanskje 20 varer? Eller vil du ha en faktura som viser en enkelt vare: et dusin røde roser i en krystallvase? Dette er grunnen til at du oppretter gruppeelementer. Med en gruppeelement kan du opprette et enkelt element som du bruker i fakturaer, men denne gruppeobjektet kombinerer faktisk en haug med individuelle elementer som du sannsynligvis bruker i innkjøpsordrene.

Hvis du vil opprette et gruppeelement, viser du vinduet Nytt element og velger Gruppe fra rullegardinlisten Type. Når QuickBooks viser gruppeversjonen av vinduet New Item, bruker du gruppen Navn / nummer-boksen for å gi gruppeelementet et navn eller kode. Bruk boksen Beskrivelse for å gi gruppeelementet en passende beskrivelse. Bruk kolonnene Vare, Beskrivelse og Antall nederst i vinduet for å identifisere de enkelte elementene og varemengdene som kombineres for å lage en gruppe.

Slik legger du til en rabattvare i QuickBooks-varelisten

En rabattvare trekker et fast beløp eller en prosentandel fra et delsum. Hvis du vil sette opp et rabattelement, viser du vinduet Nytt element og velger Rabattoppføringen fra rullegardinlisten Type. Når du gjør det, viser QuickBooks rabattversjonen av vinduet New Item.

For å sette opp rabattobjektet ditt, angir du et navn eller forkortelse for rabatten i boksen Varenavn / nummer. Hvis rabattelementet er et underemne, merker du av for avkjøring av underemne og identifiserer deretter overordnet element ved å bruke tekstboksen Undertittel. Vanligvis beskriver du rabatten ved å bruke boksen Beskrivelse. Angi rabatten i boksen Beløp eller% som et dollarbeløp eller som en prosentandel. (Hvis du oppgir rabatten som en prosentandel, må du huske å inkludere prosentsymbolet.) Bruk rullegardinlisten Konto for å spesifisere hvilken konto som skal debiteres for rabatten. Til slutt bruker du rullegardinlisten Skattekode for å indikere om rabatten blir brukt før omsetningsavgift. (Angi med andre ord om rabatten er pålagt omsetningsavgift.)

Hvis du setter opp en rabattvare som beregner rabatten i prosent, trenger du sannsynligvis også et subtotal element. Følg deretter subtotalen med rabattobjektet på fakturaene. På denne måten kan du enkelt beregne rabattprosenten ved å se på det subtotale beløpet.

Slik legger du til et betalingselement i QuickBooks-varelisten

Hvis du noen ganger aksepterer betaling på eller før det tidspunktet du fakturerer en kunde, kan du opprette en betalingspost og deretter legge til betalingsposten nederst på fakturaen. Hvis du gjør dette, vises fakturaen, betalingsbeløpet og nettobeløpet som forfaller i samme dokument. Det er ganske kult.

Hvis du vil sette opp et betalingselement, viser du vinduet Ny vare og velger Betaling fra nedtrekkslisten. QuickBooks viser betalingsversjonen av vinduet New Item. Bruk boksen Varenavn / nummer for å gi betalingselementet en kode eller navn, for eksempel “betaling.” Bruk Beskrivelse-boksen for å gi en fin beskrivelse av betalingen. (Ingen tuller, det kan være lurt å inkludere uttrykket Takk som en del av betalingsbeskrivelsen, for eksempel betaling ... takk!) Bruk rullegardinlisten Betalingsmetode for å identifisere betalingsmåte: American Express, sjekk, kontanter, Oppdag, MasterCard eller Visa, etter behov. Til slutt bruker du radioknappene - Group with Other Undeposited Funds and Deposit To - for å identifisere hva som skjer med pengene mottatt som en del av betalingen. Hvis du indikerer at pengene er satt inn, velger du også riktig bankkonto fra rullegardinlisten Innskudd til.

Slik legger du til en omsetningsavgiftsartikkel i QuickBooks-varelisten

Hvis du selger varer som er pålagt mva, inkluderer du også ordrelinjer i fakturaene dine som tar betalt for og sporer disse momsene. For å gjøre dette oppretter du omsetningsavgiftsartikler. Hvis du vil opprette en omsetningsavgiftspost, viser du vinduet Ny vare og velger Merverdiavgift fra rullegardinlisten Type. Når du gjør det, viser QuickBooks salgsversjonen vareversjon av vinduet New Item. Bruk boksen omsetningsavgift for å identifisere eller gi en forkortelse for omsetningsavgiften. Bruk boksen Beskrivelse for å gi moms en beskrivelse. Til slutt bruker du skattesats (%) for å identifisere omsetningsavgiftssatsen og skattebyrå (leverandør som du samler inn) for å identifisere skattebyrået som du vil betale.