1. SoftwareMicrosoft OfficeHvordan lage diagrammer i Office 365

Av Peter Weverka

Tilhengere av diagrammer og grafer vil gjerne vite at det er ganske enkelt å legge et diagram i et Word-dokument, Excel-regneark eller PowerPoint-lysbilde - alt tilgjengelig som en del av Microsoft Office 365 -. Før du går inn på detaljer, er her de grunnleggende trinnene som alle trenger å vite for å lage et diagram i Word, Excel og PowerPoint:

  1.  Gå til kategorien Sett inn.  Hvis du jobber i Microsoft Excel, velger du dataene du vil bruke til å generere diagrammet (i Word og PowerPoint, hopp til trinn 3). I Excel velger du dataene på et regneark før du oppretter diagrammet, men i Word og PowerPoint skriver du inn dataene for diagrammet etter at du har opprettet diagrammet.  Velg typen kart du ønsker. Hvordan du velger en diagramtype avhenger av hvilket program du jobber i: Excel: I kategorien Sett inn åpner du rullegardinlisten på en av knappene i gruppen Diagrammer (kolonne, stolpe og så videre) og velger en diagramtype; eller klikk på knappen Anbefalte diagrammer eller diagramknappen for å åpne dialogboksen Sett inn kart og velg et diagram der. Som vist viser dialogboksen Sett inn kart alle slags diagrammer du kan lage. Gå til fanen Anbefalte diagrammer for å se hvilke diagram Excel anbefaler.  Word og PowerPoint: Klikk på Chart-knappen. Dialogboksen Sett inn kart vises. Velg en diagramtype, velg en variant og klikk OK. Et datanett åpnes på skjermen. (I PowerPoint kan du også klikke på kartikonet i en plassholderramme for å åpne dialogboksen Sett inn kart.)  I Word og PowerPoint må du erstatte eksempeldataene i datanettet med dataene du trenger for å generere diagrammet. Når du er ferdig med å legge inn dataene, klikker du på Lukk-knappen i datanettet.  Endre diagrammet hvis du ønsker det. Kartverktøy-fanene og -knappene til høyre for diagrammet tilbyr kommandoer for å få et diagram til å se like ut.
kartvalg

Klikk på knappen Nylig i dialogboksen Sett inn diagram for å se alle diagrammer du undersøkte i søket ditt etter det rette diagrammet.

Og hvis du bestemmer deg for å slette diagrammet du opprettet? Klikk på omkretsen for å velge den, og trykk deretter Delete-tasten.

Hvordan velge riktig diagram

Hvis du er en fan av diagrammer, kan det enorme utvalget av diagrammer få deg til å føle deg som et barn i en godteributikk, men hvis diagrammer ikke er ditt forté, kan mengden av diagrammer du kan velge mellom være skremmende. Du kan velge mellom diagrammer i 17 kategorier. Hvilket diagram er best? Den gylne regelen for å velge en diagramtype er å velge den som presenterer informasjon i det lysest mulig lyset. Formålet med et diagram er å sammenligne informasjon på tvers av forskjellige kategorier. Velg et diagram som tegner sammenligningen slik at andre tydelig kan gjøre sammenligninger. Tabellen beskriver de 17 karttypene og forklarer kort når du skal bruke hver type kart.

Hvordan gi rå data for diagrammet ditt

Hvert diagram er konstruert av rå data - tallene og etikettene du velger i et Excel-regneark (i Excel) eller legg inn i datanettet (i Word og PowerPoint). Hvis du opererer i Word eller PowerPoint, ser du i datagitteret prøvedata i et datoperiode, som vist. Informasjonen i dataområdet brukes til å generere diagrammet. Du kan se hvor dataområdet begynner og slutter fordi det er lukket i en blå kant. Jobben din er å erstatte eksempeldataene i datafeltet med dine egne data. Når du legger inn dataene dine, tar diagrammet på lysbildet eller siden din form.

legg inn data i datanettet

Når du skriver inn tall og etiketter i datanettet, kan du se at diagrammet tar form. Her er det grunnleggende om å legge inn data i datanettet:

  • Legge inn dataene i en celle: En celle er boksen i et datanett der en kolonne og rad skjærer hverandre; hver celle kan inneholde ett dataelement. Hvis du vil legge inn data i en celle, klikker du på cellen og begynner å skrive. Når du er ferdig, trykk Enter, trykk Tab eller klikk på en annen celle. Slette dataene i en celle: Hvis du vil slette dataene i en celle, inkludert eksempeldata, klikker du på cellen og trykker på Slett. Vise tallene: Når et tall er for stort til å passe inn i en celle, vises tallet i vitenskapelig notasjon (du kan dobbeltklikke på tallet for å forstørre cellen den ligger i). Ikke bekymre deg - tallet er fremdeles registrert og brukes til å generere diagrammet ditt. Du kan vise store tall ved å utvide kolonnene som tallene er funnet i. Flytt pekeren mellom kolonnebokstavene (A, B, og så videre øverst på arbeidsarket), og når du ser den tohodede pilen, klikker du og drar til høyre. Endre størrelsen på dataområdet: Hvis du vil omslutte flere eller færre celler i dataområdet, flytter du pekeren til nedre høyre hjørne av dataområdet, og når pekeren endres til en tohodet pil, klikker du og drar slik at den blå ruten inneholder bare dataene du vil ha for diagrammet.

Datanettet tilbyr knappen Rediger data i Microsoft Excel i tilfelle du vil legge inn data for diagrammet i Excel. Klikk på denne knappen og skriv inn data i Excel hvis du har det bra.

I Word og PowerPoint kan du når som helst klikke på Rediger data-knappen i (diagramverktøy) Design-fanen for å åpne datanettet og fikle med tallene og dataene som diagrammet er generert fra.

Slik plasserer du diagrammet i en arbeidsbok, side eller lysbilde

Hvis du vil endre posisjonen til et diagram, klikker du for å velge det, klikker omkretsen, og når du ser den firhodede pilen, begynn å dra. Hvis ikke, følg disse instruksjonene for å lande diagrammet dit du vil at det skal være:

  • Excel: Hvis du vil flytte diagrammet til et annet regneark eller opprette et nytt regneark for å holde diagrammet, går du til (Kartverktøy) Design-fanen og klikker på Flytt diagram-knappen. Du ser dialogboksen Flytt kart. Hvis du vil flytte diagrammet til et annet arbeidsark, klikker du på alternativknappen Objekt i, velger regnearket i rullegardinlisten og klikker OK. Hvis du vil lage et nytt regneark for et diagram, klikker du på alternativknappen Nytt ark, skriver inn et navn for det nye regnearket og klikker OK. Word: Fra visning av utskriftslayout, velg diagrammet, og i kategorien Layout eller (Chart Tools) Format, klikk på Position-knappen (du må kanskje klikke på Arranger-knappen først, avhengig av størrelsen på skjermen). Du ser en rullegardinliste med alternativer for tekstinnpakning. Velg alternativet som beskriver hvordan du vil at omliggende tekst skal oppføre seg når den krasjer i diagrammet.

Du kan også plassere et diagram ved å velge det, klikke på Layout Options-knappen og velge et alternativ i rullegardinmenyen Layout Options. Layout Options-knappen vises til høyre for et diagram etter at du har valgt et diagram.

  • PowerPoint: Velg diagrammet og dra det på lysbildet til riktig posisjon.