1. ProgramvareVirksomhetsprogramvareQuickbooks Slik administrerer du din praksis i QuickBooks Online Accountant

Av Elaine Marmel

Før du går i gang med å bruke QuickBooks Online Accountant (QBOA) -verktøyene som er tilgjengelige mens du jobber i en klients QBO-selskap, kan du ta en titt på Work-siden i navigasjonsruten, som fungerer som et praksisstyringsverktøy. Å ha et slikt verktøy i QBOA gjør det mulig å sentralisere praksisstyring, fordi alle teammedlemmer i firmaet ditt har tilgang til arbeidssiden i QBOA.

Det er viktig å forstå at kundene dine ikke ser Work-siden - den er bare tilgjengelig i QBOA, slik at bare du og teammedlemmene dine ser Work-siden. Videre er informasjonen som hvert teammedlem ser på arbeidssiden, spesifikk bare for kundene sine - de som teammedlemmet ditt har tilgang til.

Arbeidssiden lar deg spore hva som må skje både for dine klienter og ditt eget firma. Selv om terminologien som brukes på arbeidssiden refererer til prosjekter, må du huske at disse prosjektene er helt forskjellige fra prosjektene kundene dine kan lage i QBO.

Rutenettvisningen i QBOA

Når du klikker på Arbeid i navigasjonslinjen, viser QBOA standard rutenettvisning på siden. Rutenettvisningen viser oppgavekort organisert i datoperioder (forfaller i dag, denne uken, neste uke og i løpet av de neste 30 dagene).

QBOA Rutenettvisning

Hvert oppgavekort i et gitt prosjekt identifiserer klienten som arbeidet må gjøres for (eller, ditt eget firma, hvis prosjektet ikke er for en klient), så vel som prosjektnavnet. På hvert oppgavekort finner du oppgavens navn.

Du kan kontrollere noe av det du ser på rutenettvisning på Arbeidssiden. Du kan for eksempel filtrere siden for å vise informasjon for alle klienter, firmaet, bestemte klienter eller spesifikke teammedlemmer. Work-funksjonen bruker også data i QBO-klienter for å automatisk vise frister du må oppfylle og ting du trenger å gjøre, for eksempel lønnsfrister og avstemme tilknyttede banktransaksjoner. Hvis du ikke vil se denne automatisk opprettede informasjonen, kan du klikke på glidebryteren Fra QuickBooks.

For øyeblikket foreslår Work-funksjonen automatisk handlinger som skal utføres, bare knyttet til QBO; Work-funksjonen kobler ikke til andre produkter som ProConnect Tax Online.

Siden Grid-visningen organiserer oppgaver etter forfallsdato, ser du ikke noen form for visuell forbindelse mellom oppgavene; det vil si at det ikke vises noen linjer som kobler oppgaver til hverandre, fordi rutenettvisningen ikke er et flytskjema.

Rutenettvisning er ikke den eneste visningen som er tilgjengelig på arbeidssiden; Du kan lese om Listevisning og Kalendervisning senere i dette kapittelet, etter at jeg har diskutert å lage prosjekter og oppgaver.

Hvordan lage prosjekter og oppgaver

Du kan bruke Work-siden til å opprette klientforespørsler. Når det gjelder praksisledelse, bruker du Work-siden til å lage prosjekter, som representerer ting som må gjøres. Du deler hvert prosjekt ned i oppgaver, som er delmengder av prosjektet som gir mer detalj om hva som må gjøres for å fullføre prosjektet. Du lager oppgaver som en del av et prosjekt, men du kan tildele forskjellige teammedlemmer til forskjellige oppgaver på samme prosjekt. Prosjekter er vanligvis generelle ting du trenger å utføre innen en angitt fristdato, og oppgaver beskriver de spesifikke tingene du trenger å gjøre for å fullføre prosjektet.

Når du oppretter et prosjekt, tildeler du en fristdato til prosjektet, og du tildeler forfallsdato til hver oppgave i prosjektet. Du identifiserer klienten som prosjektet er tilknyttet og teammedlemmet som har ansvaret for prosjektet. Du kan også spesifisere at prosjektet er et internt som påvirker firmaet ditt, men ikke noen av kundene dine.

QBOA inneholder prosjektmaler som hjelper deg med raskt å opprette ofte nødvendige prosjekter, for eksempel Månedlig bokføring eller Client Onboarding. Når du bruker en av disse malene, oppretter QBOA ikke bare prosjektet, men alle oppgavene knyttet til prosjektet. Du kan deretter redigere prosjektet etter behov.

Lage et prosjekt

For å prøve å holde denne informasjonen så enkel å følge som mulig, oppretter vi prosjekter separat fra å opprette oppgaver - selv om du kan, og sannsynligvis vil, lage oppgaver når du oppretter prosjekter. Følg disse trinnene for å lage et prosjekt:

 1. Klikk Arbeid i navigasjonsruten.

QBOA viser Arbeidssiden for firmaet.

 2. Klikk på Opprett prosjekt øverst til høyre på siden.

QBOA åpner et panel på høyre side av siden som du bruker til å lage et prosjekt.

QBOA prosjektmal

 3. Hvis prosjektet ditt faller inn i en av de forhåndsdefinerte malkategoriene for to-ukentlig lønn, klient ombord, månedlig bokføring eller årlig skatt, velger du malen i listeboksen Prosjektmal.

QBOA legger oppgavene tilknyttet prosjektmalen til prosjektet, og tildeler hver oppgave en forfallsdato for "i morgen."

 4. Fyll ut et navn for prosjektet.

Hvis du valgte en prosjektmal, fyller QBOA ut prosjektnavnet ved å bruke prosjektmalnavnet.

 5. Velg QBO-klienten som prosjektet er tilknyttet fra listeboksen Firm eller Client.

Hvis prosjektet bare gjelder firmaet ditt og ingen klient, velger du Min firma.

 6. Angi et prosjektdato.

Forfallsdato du angir for prosjektet er en begrensning; Hvis du legger til oppgaver til prosjektet, vil du ikke kunne angi forfallsdato for oppgavene som oppstår etter prosjektets slutt.

 7. Tilordne prosjektet til en av teammedlemmene dine ved å bruke listen Tilordnet til.

Du kan legge til detaljer for prosjektet hvis du vil.

Noen prosjekter, som å avstemme en kontoutskrift, må gjentas regelmessig; for disse prosjektene, klikk på Gjenta glidebryteren for å sette opp tidsrammen QBOA skal bruke for å gjenta prosjektet.

Jobber med oppgaver

Nå som du har opprettet et prosjekt, kan du jobbe med prosjektets oppgaver. Du kan

  • Legg til og slett oppgaver, Endre forfallsdatoer QBOA tildeler oppgavene, og Omorganiser rekkefølgen på oppgavene i et prosjekt.

 1. Legg til en oppgave i et prosjekt ved å klikke på knappen Legg til en oppgave nederst i listen over oppgaver.

QBOA viser et skjema for oppgaveinformasjon (se følgende figur).

QBOA oppgaveinfo skjema

 2. Oppgi et oppgavenavn, forfallsdato, teammedlemmet du vil tilordne oppgaven til, og eventuelle relevante detaljer om oppgaven, for eksempel QBO-kommandoene som brukes til å utføre oppgaven.

Det er ingen begrensning for antall oppgaver du kan lage.

 3. Hvis du vil jobbe med en annen oppgave, må du kollapse den du jobber for øyeblikket ved å klikke på Skjul i nedre høyre hjørne av oppgavekortet.

Du sparer ikke enkeltoppgaver; i stedet lagrer du prosjektet, som lagrer oppgaveinformasjonen.

 4. Klikk på oppgaven for å slette en oppgave eller endre informasjonen.

QBOA viser detaljene om oppgaven.

QBOA-oppgaven endres
  • For å endre oppgaven, oppgir du bare den nye informasjonen. Hvis du vil slette oppgaven, klikker du på koblingen Fjern.

 5. Hvis du vil endre posisjonen til en oppgave i prosjektet, skal du kollapse den og deretter dra firkantsymbolet i høyre kant av en oppgave opp eller ned.

Du kan se symbolet du drar for å ordne en oppgave på nytt.

 6. Klikk på Lagre for å lagre prosjektet og dets oppgaver.

QBOA redispliserer Work-siden, og de nye prosjektene og oppgavene dine vises på den.

Slik oppdaterer du oppgavestatus i QBOA

Når du gjør fremskritt med en oppgave, kan du oppdatere statusen direkte fra rutenettvisningen på Arbeidssiden. Klikk på pil ned på et oppgavekort for å endre status.

QBOA-statuser

Oppgaver kan ha status som å gjøre, pågår, blokkeres eller ferdig. Du bruker den blokkerte statusen når noe hindrer deg i å fullføre en oppgave.

Hvordan redigere og slette prosjektinformasjon

Du kan redigere ethvert prosjekt eller oppgave, bortsett fra de som opprettes automatisk fra et QBO-selskap - du kan bare skjule eller vise de automatisk opprettede oppgavene ved å bruke glidebryteren Fra QuickBooks.

Uansett visning du viser på arbeidssiden, kan du klikke på hvilken som helst oppgave i prosjektet for å redigere ethvert prosjekt eller oppgave du opprettet. QBOA åpner deretter Edit Project-panelet på høyre side av skjermen og viser informasjonen om oppgaven du klikket.

Du kan endre prosjektinformasjonen ved å redigere den øverste delen av Rediger prosjekt-panelet. Du kan slette ethvert prosjekt fra Rediger prosjekt-panelet ved å klikke på søppelboksikonet i nedre venstre hjørne av panelet (se følgende figur).

QBOA-sletting

Mange av prosjektene du oppretter ligner på hverandre, så spar deg litt arbeid og dupliser et eksisterende prosjekt for å lage et nytt. Du kan også bruke et eksisterende prosjekt til å lage en mal for påfølgende lignende prosjekter. Du kan duplisere prosjektet fra Rediger prosjekt-panelet ved å klikke på Dupliser-knappen. Hvis du vil lage en mal fra prosjektet, klikker du på Opprett mal.

Selv om du kan redigere prosjekt- og oppgaveinformasjon, kan du ikke endre et prosjekt til en oppgave eller en oppgave til et prosjekt.

Hvis du vil lukke Edit Project-panelet, klikker du på X i øverste høyre hjørne av panelet.

Slik jobber du i Listevisningen

Rutenettvisningen av arbeidssiden er begrenset i hva den kan vise, fordi kortene tar ganske mye skjermeiendommer. Du kan se prosjektene og oppgavene dine i Listevisning, som vist her, ved å klikke på Listevisning-knappen i øverste høyre hjørne av Arbeidssiden (rett under knappen Opprett prosjekt).

QBOA Works-side

Fra denne visningen har du flere filtre tilgjengelig. I tillegg til å filtrere etter en klient, et teammedlem og en type arbeid (prosjekt, oppgave eller klientforespørsel), kan du også filtrere etter status og angi et datointervall for deg. Og du kan fremdeles redigere ethvert prosjekt eller oppgave; bare klikk hvor som helst på prosjektets eller oppgavelinjen for å vise Edit Project-panelet som ble vist tidligere.

Slik jobber du i kalendervisningen

Kalendervisningen viser oppgavene for en valgt dato. I kalenderen ser du antall oppgaver som skal betales på hver dato. Når du klikker på en dato, bruker QBOA høyre side av kalendervisningen for å vise oppgavene som skal på den datoen.

Kommuniser med teammedlemmer om arbeid

Kommunikasjonen er av største viktighet når du jobber i teammiljø, og risikerer å oppgi det åpenbare. Med QBOA kan du gi varsler via e-post for en rekke handlinger knyttet til prosjektene og oppgavene som vises på arbeidssiden. Hvis du vil spesifisere varslene du vil at QBOA skal sende til teamet ditt, klikker du på Varsling-koblingen øverst på Arbeidssiden for å vise fanen Varsler i dialogboksen Firmainnstillinger.

Klikk på blyanten i øverste høyre hjørne av e-post-delen for å slå av og på e-postvarsler for forskjellige handlinger som foregår på arbeidssiden. Klikk på Lagre når du er ferdig, etterfulgt av Ferdig for å gå tilbake til QBOA.

Hvert teammedlem kontrollerer varslene han mottar. Som standard får hvert teammedlem varsler om nye oppdrag og forfallsdatoer som standard, men for å sette opp resten av disse varslene, må hvert teammedlem logge inn på sin personlige QBOA-konto og endre disse innstillingene.

Hvis organisasjonen din bruker Slack, et samarbeidsverktøy som hjelper teamet ditt å koble deg sammen, kan du integrere Slack med QBOA. Legg til appen i QBOA ved å klikke på Koble til nå på arbeidssiden. Hvis du tidligere har gjemt annonsen for Slack, klikker du på Connect Work to Slack-knappen i kategorien Varsler i dialogboksen Firmainnstillinger.

Slack tilbyr en gratis versjon som passer for små lag som ønsker å prøve Slack; gratisversjonen har noen begrensninger. Slack tilbyr også to “betal” -versjoner: Standard og Plus; kostnadene for disse versjonene avhenger av antall aktive Slack-brukere per måned.