1. SoftwareBusiness SoftwareQuickbooks Slik deler du QuickBooks 2020-filer

Av Stephen L. Nelson

OK, her er en kul avtale: Innen QuickBooks kan du konfigurere brukerrettigheter, som lar deg spesifisere hvem som har tilgang til hvilke områder av QuickBooks-filene dine. Du kan faktisk også arbeide med QuickBooks-filen i et nettverk og i et miljø med flere brukere ved å bruke en kraftig funksjon som kalles postlåsing.

Hvis du jobber i et nettverk og trenger å bruke eller bare vil finne ut om QuickBooks-nettverksfunksjonene, kan du lese denne artikkelen. Hvis du er den eneste som bruker QuickBooks, kan du hoppe over denne artikkelen.

Dele en QuickBooks-fil i et nettverk

To viktige funksjoner driver QuickBooks flerbrukernettverksfunksjonalitet: brukertillatelser og låsning av poster. Funksjonen brukerrettigheter gir flere brukere av en QuickBooks-fil unike tillatelsesinnstillinger for å få tilgang til forskjellige områder av QuickBooks. Record locking, den andre funksjonen, gjør det mulig for mer enn én person å logge seg på og jobbe med en QuickBooks-fil samtidig.

Brukertillatelser

QuickBooks lar deg angi brukertillatelser slik at du kan gi forskjellige QuickBooks-brukere forskjellige rettigheter. Jane Owner kan være i stand til å gjøre hva hun vil fordi hun, metaforisk sett, er Da Man. Joe Clerk kan imidlertid være i stand til bare å registrere regninger. Joe, en lav kontorist med kanskje tvilsom skjønn og skjønn, kan ikke ha evnen til å se selskapets resultatregnskap, skrive ut sjekker eller registrere kundebetalinger. Denne ideen er fornuftig på et praktisk nivå, ikke sant? I en situasjon der en gjeng mennesker får tilgang til QuickBooks-filen, vil du sørge for at konfidensiell informasjon forblir konfidensiell.

Du vil også sørge for at folk ikke med vilje eller utilsiktet kan ødelegge dine økonomiske poster. Du vil ikke at noen skal legge inn feil data (kanskje fordi han snubler inn i et område av QuickBooks-programmet der han ikke har noen virksomhet). Og du vil ikke at noen med svindel skal registrere transaksjoner - for eksempel falske sjekker - at hun kan gå kontant.

Jeg tror at hvis du reflekterer over dette brukertillatelsen, vil du innse at "Hei, ja, det er fornuftig!" Så jeg har ikke tenkt å snakke mer om det. La meg avslutte med å kaste ut et par generelle observasjoner om hvordan du bestemmer hvilke brukertillatelser som er passende:

  • Datakonfidensialitet: Dette problemet har sannsynligvis mest å gjøre med din ledelsesfilosofi. Jo mer åpen du handler om ting, jo mindre trenger du sannsynligvis å bekymre deg for folk som lurer etter ting. Jeg vil imidlertid påpeke at lønningslisten alltid er et berørt tema. Hvis alle vet hva alle andre får betalt, skjer det noen interessante diskusjoner - men det visste du allerede. Datakorrupsjon: Når det gjelder datakorrupsjon, må du vite at folk vanligvis bruker to generelle regler: Ikke gi folk tilgang til verktøy de ikke vet hvordan de skal bruke. Det ber bare om problemer. Forsikre deg om at ingen personer kan mugge rundt uten tilsyn i et område av regnskapssystemet - spesielt hvis personen registrerer eller håndterer kontanter.

Hvis det i det hele tatt er mulig, bruk et kompis-system der folk gjør ting sammen, slik at folk alltid dobbeltsjekker andre menneskers arbeid - selv om det bare er indirekte. Kanskje Joe registrerer en regning, men Jane kutter alltid sjekken for å betale regningen. Kanskje registrerer Raul kundefakturaer, men Chang sender dem ut. Kanskje registrerer Saul kontantkvitteringer, men Beth setter dem inn. Du ser mønsteret, ikke sant? Hvis to personer takler en bestemt økonomisk hendelse - igjen, spesielt en som innebærer kontanter - er det en veldig god idé for Joe og Jane, Raul og Chang, og Saul og Beth å se over hverandres skuldre.

Record låsing

Den enkleste måten å forstå postlåsing er å sammenligne den med den andre variasjonen av låsing: fillåsing. De fleste andre programmer bruker fillåsing. Fillåsing betyr at hvis en person i nettverket har, for eksempel, et tekstbehandlingsdokument åpent, kan ingen andre i nettverket åpne og deretter redigere det dokumentet. Andre kan være i stand til å åpne en kopi av dokumentet som de kan lagre på datamaskinene sine, men de kan ikke redigere originaldokumentet. Operativsystemet låser originaldokumentet (filen) slik at bare en person kan lure med filen om gangen. Denne låsen sikrer integriteten til dataene og endringene folk gjør i dataene. (Hvis denne virksomheten om å sikre integritet virker rart, bør du tenke på vanskeligheten med å sørge for at begge menneskers endringer havner i et tekstbehandlingsdokument som begge redigerer samtidig.)

Platesperring fungerer annerledes. Med postlåsing kan mer enn én person i nettverket åpne og redigere den samme filen samtidig, men bare en person kan jobbe med en spesifikk post.

En post er en del av en fil. I en fil med regninger som du skylder leverandører, for eksempel, er filen hele samlingen av regninger. De enkelte regningene er poster i filen, og mer enn én person kan åpne filen. Individuelle regninger, men - de enkelte poster som utgjør filen - er låst når en person tar tak i en post.

Denne informasjonen kan høres ut som for mye forvirring, men det å skille mellom filer og postene i en fil er det som gjør det mulig å dele filer. I QuickBooks, for eksempel, hvis Jane legger inn en regning for Alpha Company i en fil, kan Joe redigere en regning for Beta Corporation fordi de to regningene er forskjellige poster. På grunn av platelåsing, kan Jane imidlertid ikke lure med Beta Corporation-regningen som Joe redigerer. Og Joe - igjen, på grunn av platelåsing - kan ikke fikle med Alpha Company-regningen som Jane går inn på.

Omarbeidet mer generelt, ingen to personer kan redigere den samme posten i en fil samtidig. Record låsing gjør det mulig for ansatte å bruke en fil i et flerbrukermiljø fordi den lar mer enn én person jobbe med en fil.

Installere QuickBooks for nettverksbruk

For å installere QuickBooks for nettverksbruk, må du først installere QuickBooks på alle datamaskiner i nettverket som trenger tilgang til og fungerer med QuickBooks-filen. Denne oppgaven er ikke vanskelig. Du trenger ikke å installere QuickBooks på noen fancy måte for å kunne dele QuickBooks-filer.

Du må kjøpe en kopi av QuickBooks for hver datamaskin som skal kjøre programmet. Hvis du har tre datamaskiner du vil bruke QuickBooks på, må du kjøpe tre eksemplarer av QuickBooks. Eller du kan kjøpe en spesiell versjonslisensversjon av QuickBooks. Hvis du prøver å installere en enkelt kopi av QuickBooks (med en enkelt nøkkelkode) på flere datamaskiner, tillater ikke QuickBooks at to datamaskiner som bruker samme nøkkelkode, kan dele en fil i modus for flere brukere.

Når du oppretter filen du vil dele, må du sørge for at du lagrer filen på et sted der de andre QuickBooks-brukerne kan få tilgang til den. Det vil si at du kanskje trenger å lagre filen på en server. Du kan også lagre filen på en klientdatamaskin så lenge du utpeker delingstillatelser for enten mappen eller stasjonen du lagrer QuickBooks-filen på.

En annen viktig ting: Den som oppretter QuickBooks-filen blir automatisk filadministrator. Filadministratoren har tilgang til alle områdene i filen og setter opp de andre filbrukere, slik at du ikke vil at noen skal sette opp QuickBooks-filen. Enten er bedriftseieren eller regnskapssjefen godt egnet for denne jobben. I alle fall bør personen som oppretter filen være en pålitelig fastlege på kontoret som er lett å nå for spørsmål eller problemer som oppstår. Også denne personen burde sannsynligvis ha en sterk bakgrunn i regnskap. Se følgende avsnitt for mer informasjon.

Angi brukertillatelser

Du kan fortelle QuickBooks hvem som ellers vil bruke filen og angi tillatelser for disse andre personene under QuickBooks Setup eller senere.

Brukertillatelser i Enterprise Solutions

Følg denne fremgangsmåten for å angi tillatelser i Enterprise Solutions:

 1. Fortell QuickBooks at du vil angi brukerrettigheter.

Velg firmaet → Brukere → Konfigurer brukere og roller. QuickBooks viser dialogboksen Brukere og roller (ikke vist).

 2. Angi at du vil sette opp en ny bruker.

Klikk på Ny-knappen slik at QuickBooks viser dialogboksen Ny bruker (ikke vist) som viser en rekke regnskapsroller som en QuickBooks-bruker kan fylle. Disse rollene gir en bruker muligheten til å utføre passende regnskapsoppgaver med QuickBooks-programmet. Beskrivelse-boksen nederst i dialogboksen oppsummerer oppgavene som noen i en gitt rolle kan forventes å utføre.

 3. Velg rollen som passer best til brukeren du beskriver, og klikk deretter Legg til.

Eiere skal forresten ha Full Access-rollen slik at de kan gjøre hva de vil. Merk at du kan gi en bruker mer enn en rolle.

Hvis du vil endre en eksisterende brukers tillatelser, velger du brukeren i kategorien Brukerliste og klikker deretter Rediger-knappen. QuickBooks viser dialogboksen Rediger bruker (ikke avbildet), som ligner dialogboksen Ny bruker og lar deg endre en brukers rolle eller roller.

 4. Klikk OK for å gå tilbake til dialogboksen Brukere og roller.

Du kan se gjennom tillatelsene (i utgangspunktet listen over funksjoner som QuickBooks tillater) for en bestemt person eller en forhåndsdefinert rolle. Hvis du vil se tillatelsene en bruker har, velger du kategorien Brukerliste i dialogboksen Brukere og roller, klikker på Vis tillatelser-knappen, velger brukeren i listeboksen og klikker deretter Vis-knappen. QuickBooks viser en stor dialogboks som spesifikt identifiserer hva brukeren kan gjøre. For å se tillatelsene som en bestemt rolle har, velg kategorien Rolleliste i dialogboksen Brukere og roller, klikk på Vis tillatelser-knappen, velg rollen og klikk deretter Vis-knappen.

Brukertillatelser i QuickBooks Pro og Premier

Følg denne fremgangsmåten for å angi tillatelser i QuickBooks Pro eller QuickBooks Premier:

 1. Velg firmaet → Konfigurer brukere og passord → Konfigurer brukere-kommandoen.

 QuickBooks viser dialogboksen Brukerliste (se figuren).

Brukerliste-dialogboksen

 2. Klikk på knappen Legg til bruker.

QuickBooks viser dialogboksen Sett opp brukerpassord og tilgang, som du bruker for å legge til nye brukere og spesifisere passord.

Sett opp dialogboksen Brukerpassord og tilgang

 3. Skriv inn et brukernavn og passord for den ekstra personen du vil kunne bruke QuickBooks-filen. skriv deretter passordet på nytt i tekstboksen Bekreft passord.

Å legge inn passordet på nytt bekrefter at du skrev passordet riktig første gang.

Fra dette punktet, når noen åpner QuickBooks-filen, ber QuickBooks om brukernavn og passord. Så for en annen person å få tilgang til QuickBooks-filen, må hun oppgi brukernavnet og passordet du angav.

 4. Spesifiser brukerens tilgang.

QuickBooks viser en dialogboks der du spør om du vil at personen skal ha tilgang til alle områdene i QuickBooks-filen eller bare til noen områder.

Hvis du spesifiserer at du bare vil gi tilgang til noen områder - det vanlige tilfellet, sannsynligvis - viser QuickBooks en serie dialogbokser som lar deg angi tillatelser for hvert område. Du velger alternativet Ingen tilgang for å gjøre et bestemt område (for eksempel banktjenester) utenfor grensene for brukeren, velger alternativknappen Alle områder i QuickBooks for å gi brukeren tillatelse til å opprette og skrive ut transaksjoner og rapporter i området, eller velge alternativknappen Valgte områder med QuickBooks for å gi brukeren delvis tilgang til området. Hvis du velger Valgte områder, må du spesifisere den begrensede tilgangen ved å gå gjennom veivisersidene og beskrive i streng detalj tilgangen du vil at brukeren skal ha. Du kan også spesifisere om andre applikasjoner (for eksempel TurboTax) får tilgang til QuickBooks-dataene.

brukertilgang er spesifisert

 5. Gå gjennom brukerens tilgang.

Etter at du er ferdig med å gå gjennom dialogboksen Konfigurer brukerpassord og tilgang, viser QuickBooks et sammendrag av tillatelsene for en bruker. Klikk på Tilbake-knappen hvis du trenger å gå tilbake og endre tillatelser for et område, eller klikk på Fullfør for å indikere at du er ferdig med å spesifisere hva den bestemte brukeren kan gjøre. QuickBooks viser dialogboksen Brukerliste igjen, med den nye brukeren lagt til. Klikk på Legg til bruker for å legge til en ny ny bruker, klikk på Rediger bruker for å redigere den valgte brukeren, eller klikk Lukk for å lukke dialogboksen.

En bruker kan logge på og åpne en QuickBooks-fil fra hvilken som helst datamaskin i nettverket så lenge datamaskinen har QuickBooks installert og har nettverkstilgang til QuickBooks-filen. Hvis en person prøver å åpne et begrenset område eller utføre en uautorisert handling, viser QuickBooks imidlertid en meldingsboks som indikerer at personen mangler tillatelser som er nødvendige for å utføre handlingen.

Spesifisere og jobbe i flerbrukermodus

For at mer enn en person skal kunne jobbe med en QuickBooks-fil samtidig, må brukerne jobbe med QuickBooks-filen i flerbrukermodus. Den første personen som åpner filen, må spesifisere flerbrukermodus for at andre skal kunne åpne filen. Hvis du vil spesifisere flerbrukermodus, velger du Fil–> Bytt til flerbrukermodus. Du kan fortelle at du jobber i flerbrukermodus fordi QuickBooks tittellinje indikerer det. Når andre mennesker åpner QuickBooks-filen, åpnes den automatisk i flerbrukermodus. For at en annen bruker skal arbeide i enbrukermodus, må de andre brukerne lukke QuickBooks-filen, og brukeren som vil jobbe i enbrukermodus, må velge Fil–> Bytt til modus for enbruker.

Å dele en QuickBooks-fil over et nettverk innebærer et par triks. Først må du sørge for at ingen som er i enkeltbrukermodus bruker filen du vil åpne. Hvis noen bruker filen, og du prøver å åpne den, viser QuickBooks en melding som indikerer at noen bruker firmafilen i modus for en bruker. Be personen bytte til flerbrukermodus og klikk deretter på knappen Try Again.

Så snart du begynner å opprette eller redigere en transaksjon, låser QuickBooks transaksjonen. På denne måten kan ingen andre redigere transaksjonen mens du jobber med den. Du kan fortelle om du har en transaksjon åpen i redigeringsmodus med det QuickBooks viser i tittellinjen øverst på skjemaet: Editing Transaction. Andre brukere kan åpne transaksjonen mens du redigerer den i redigeringsmodus, men de kan ikke gjøre endringer i den før du er ferdig.

Hvis du for eksempel prøver å redigere en transaksjon som din kollega Harriet allerede har åpnet i redigeringsmodus, viser QuickBooks for eksempel en melding som leser (og her omskriver jeg) Unnskyld meg, Bubba. Harriet jobber med den transaksjonen. Du må komme tilbake senere.